Votre dossier est prêt, votre projet tient la route… mais la bourse exige une lettre d’accueil d’un laboratoire à l’étranger, et vos emails restent sans réponse. Pour beaucoup de candidates, trouver un directeur de thèse est l’étape qui bloque le plus longtemps. Bonne nouvelle : ce n’est pas une question de chance, mais de méthode.
L'essentiel en un coup d'œil
- ⏳ Pour trouver un directeur de thèse, comptez souvent 4 à 8 semaines entre le premier email et un accord de principe : à intégrer dans votre calendrier de candidature.
- 🎯 Ciblez des chercheur·ses actif·ves sur votre sujet précis, pas sur votre grand domaine.
- 📋 Construisez une liste courte de 8 à 12 contacts, puis écrivez d’abord à 3 à 5 d’entre eux.
- ✉️ Un premier email efficace est court, précis et personnalisé : il cite un travail récent du destinataire.
- 🔁 Pas de réponse ? Une relance polie après 2 à 3 semaines, puis on passe à la vague suivante.
Pourquoi trouver un directeur de thèse bloque tant de candidatures
De nombreuses bourses doctorales, post-doctorales ou de mobilité exigent, avant même le dépôt du dossier, un accord de principe ou une lettre d’accueil d’un·e chercheur·se ou d’une institution à l’étranger. Cette condition est rarement présentée comme une étape à part entière dans l’appel à candidatures. Résultat : beaucoup de candidates la découvrent tard, et perdent des semaines.
Le blocage ne vient presque jamais d’un manque de niveau. Il vient d’une démarche improvisée : des emails génériques, envoyés aux mauvaises personnes, au mauvais moment.
Étape 1 : traduire votre projet en mots-clés précis
Pour trouver un directeur de thèse qui corresponde vraiment à votre projet, commencez par définir précisément ce que vous cherchez. Notez 5 à 8 mots-clés spécifiques qui décrivent votre projet de recherche.
- ❌ Trop large : « génie électrique », « biologie », « santé publique ».
- ✅ Bien ciblé : « stockage d’énergie pour micro-réseaux ruraux », « résistance aux antibiotiques chez les entérobactéries », « surveillance du paludisme par l’analyse de données ».
Ces mots-clés vous serviront à chaque étape : pour chercher, pour trier, puis pour écrire votre email.
Étape 2 : repérer les chercheurs actifs sur votre sujet
Avec vos mots-clés, cherchez les personnes qui publient aujourd’hui sur votre sujet :
- 🔎 Google Scholar : tapez vos mots-clés, filtrez sur les 2 à 3 dernières années et notez les auteur·es qui reviennent. Vous pouvez aussi créer une alerte pour être prévenue des nouvelles publications.
- 🔬 ResearchGate et les pages des départements universitaires : on y trouve les thématiques des équipes, leurs projets en cours et souvent les doctorant·es encadré·es.
- 🇫🇷 Pour la France, theses.fr recense les thèses soutenues et en préparation, avec leurs directeur·rices.
- 🌍 Les portails d’offres comme Euraxess (Europe) ou FindAPhD (Royaume-Uni et international), où des équipes publient des sujets de thèse déjà financés.
Un laboratoire qui ne publie plus sur votre sujet depuis plusieurs années n’est plus un bon contact, même s’il est prestigieux.
Étape 3 : élargir grâce aux réseaux déjà visibles
Les premiers noms trouvés ouvrent souvent la porte à d’autres :
- 👥 les co-auteur·es des articles qui vous intéressent ;
- 📖 les laboratoires cités dans les remerciements de thèses proches de votre sujet ;
- 🏛️ les sociétés savantes et associations professionnelles de votre domaine ;
- 💼 le profil LinkedIn des ancien·nes doctorant·es de ces équipes : où sont-ils passés, et accepteraient-ils de vous dire comment se passe l’encadrement ?
Notez tout au fur et à mesure. L’objectif : une liste courte de 8 à 12 contacts.
Étape 4 : vérifier le « fit » avant d'écrire
Avant d’envoyer le moindre email, passez chaque contact au crible de quatre questions :
- ✅ Ses publications récentes sont-elles vraiment alignées avec votre projet ?
- ✅ Le laboratoire a-t-il la capacité d’accueillir une doctorante de plus (taille de l’équipe, moyens, projets financés) ?
- ✅ A-t-il déjà accueilli des étudiant·es internationaux, ou venant d’Afrique, quand c’est vérifiable ?
- ✅ La personne est-elle toujours active (ni retraitée, ni partie dans une autre institution) ?
Classez ensuite vos contacts et gardez les 3 à 5 meilleurs pour une première vague. Les autres constituent votre réserve, si les premiers ne répondent pas.
Étape 5 : écrire un premier email qui obtient une réponse
Un·e chercheur·se reçoit beaucoup de sollicitations. Votre email doit se lire en moins d’une minute et donner envie d’ouvrir votre CV. Sa structure :
- Un objet clair : « Candidature doctorale — [votre sujet en 5 mots] ».
- Qui vous êtes, en deux lignes : diplôme, université, domaine.
- Pourquoi ce laboratoire précisément : citez un article ou un projet récent du destinataire. C’est la phrase qui distingue votre email d’un envoi en masse.
- Ce que vous demandez concrètement : un accueil en thèse, une cotutelle, ou une lettre de soutien pour une bourse précise, avec sa date limite.
- Une pièce jointe : votre CV, et éventuellement une page de projet.
- Une proposition simple : un échange de 15 minutes en visio.
Étape 6 : relancer, puis obtenir la lettre d'accueil
Pas de réponse au bout de 2 à 3 semaines ? C’est fréquent, et ce n’est pas forcément un refus. Envoyez une relance courte, dans le même fil de discussion : rappelez votre demande en une phrase, ainsi que la date limite de la bourse.
Toujours rien après la relance ? Passez à la vague suivante de votre liste, sans attendre.
Quand un·e chercheur·se donne son accord de principe, formalisez-le vite : demandez la lettre d’accueil ou de soutien en précisant ce que la bourse exige (format, contenu, date). Facilitez-lui la tâche en rappelant votre projet et le nom exact du programme.
Quand commencer ? Votre rétroplanning
Trouver un directeur de thèse prend du temps : partez de la date limite de la bourse visée et remontez le calendrier.
- 📅 3 mois avant : mots-clés, recherche des chercheurs, liste de 8 à 12 contacts.
- ✉️ 10 à 12 semaines avant : première vague d’emails.
- 🔁 7 à 9 semaines avant : relances, et deuxième vague si nécessaire.
- 📝 4 semaines avant : accord de principe obtenu, demande de la lettre d’accueil.
- ✅ 1 à 2 semaines avant : lettre reçue, dossier complet.
Autrement dit : pour une bourse qui ferme en janvier, la recherche de laboratoire commence en octobre. C’est le cas, par exemple, des studentships UCL (date limite estimée début janvier 2027) ou des bourses doctorales Warwick (décembre 2026).
Les 5 erreurs qui ferment la porte
- ❌ L’email générique envoyé à 50 chercheurs avec « Dear Sir/Madam » : il est reconnu dès la première ligne.
- ❌ Viser le nom prestigieux plutôt que la personne qui travaille vraiment sur votre sujet.
- ❌ Écrire trop long : votre parcours complet n’a pas sa place dans le premier email, il est dans votre CV.
- ❌ Rester flou : demander « une opportunité » au lieu d’« un accueil en thèse pour candidater à telle bourse ».
- ❌ Commencer trop tard, à trois semaines de la date limite.
Votre CV compte autant que votre email : retrouvez les conseils de notre webinaire sur le CV pour les opportunités STEM. Et si vous n’avez pas encore publié, notre article Publier son premier article scientifique vous aide à franchir le cap : une première publication renforce beaucoup une prise de contact.
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- 🔬 un module entier pour trouver un laboratoire ou un directeur de thèse à l’étranger : grille de « fit » et 3 modèles d’emails (premier contact, relance, demande de lettre d’accueil) ;
- 📊 un tracker multi-candidatures pour suivre vos contacts, vos relances et les lettres reçues ;
- ✍️ une banque d’arguments classée par critère pour présenter votre projet avec force ;
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Posted by Dr. Pulchérie Matsodoum Nguemté
Founder of She STEMin Africa